Jakie przepisy powinno spełniać archiwum zakładowe?

Archiwum zakładowe jako miejsce przechowywania ważnych dokumentów z wrażliwymi danymi musi spełniać ściśle określone wymagania prawne i organizacyjne. Od właściwego wyposażenia, przez warunki bezpieczeństwa i higieny pracy, aż po zgodność z przepisami RODO. Jakie przepisy określają zasady archiwizacji dokumentów służbowych? Omawiamy najważniejsze obowiązki pracodawców tworzących archiwa i pracowników odpowiedzialnych za ich prowadzenie.

Regulacje dotyczące archiwum zakładowego

Podstawowym aktem prawnym regulującym funkcjonowanie archiwów zakładowych w Polsce jest Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ustawa ta określa zasady gromadzenia, przechowywania oraz udostępniania dokumentacji archiwalnej. Szczegółowe wytyczne dotyczące organizacji i działania archiwów zakładowych zawierają również rozporządzenia wykonawcze do ww. ustawy. Ponadto, w kontekście ochrony danych osobowych, znaczenie mają też:  

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – ustanawiające zasady przetwarzania danych osobowych na terenie Unii Europejskiej.  

• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (UODO) – dostosowująca polskie prawo do wymogów unijnych. 

Organizacja i wyposażenie archiwum 

Zgodnie z powyższymi aktami, pomieszczenie przeznaczone na archiwum zakładowe powinno być wyodrębnione, pozbawione okien lub wyposażone w zabezpieczenia przeciwsłoneczne i przeciwpożarowe. Konieczna jest sprawna wentylacja i utrzymywanie stabilnych warunków temperaturowo-wilgotnościowych – optymalna temperatura to około 18–20°C. Archiwum nie może sąsiadować z łazienkami, kuchniami ani magazynami chemikaliów. 

Wewnątrz powinny znajdować się regały metalowe, najlepiej odporne na korozję i ogień. Przerwy między regałami mają zapewniać swobodny dostęp do dokumentów. Półki oraz całe regały muszą być ponumerowane i oznaczone w sposób umożliwiający szybkie odnalezienie dokumentacji. 

W archiwach państwowych i samorządowych jednostek obowiązuje systematyka przechowywania zgodna z jednolitym rzeczowym wykazem akt, co oznacza konieczność dokładnego oznaczania jednostek archiwalnych oraz ich rejestracji w ewidencji. 

Zabezpieczenie budynku z archiwum zakładowym

Budynek, w którym mieści się archiwum zakładowe należy zabezpieczyć przed dostępem osób nieuprawnionych. Drzwi wejściowe do archiwum powinny być zamykane na zamek z kontrolą dostępu. Wskazane jest wdrożenie systemu alarmowego i monitoringu, szczególnie w przypadku archiwów zawierających dane wrażliwe lub dokumentację o dużej wartości. 

Oprócz zabezpieczeń technicznych niezbędne są również procedury wewnętrzne. Dostęp do archiwum powinni mieć jedynie upoważnieni pracownicy, a ich lista powinna być na bieżąco aktualizowana. Warto prowadzić rejestr wejść do archiwum oraz wprowadzić system wypożyczeń i zwrotów dokumentów. 

Archiwum zakładowe – przepisy RODO

Zgodnie z przepisami RODO, dane osobowe powinny być przetwarzane wyłącznie w niezbędnym zakresie i przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. W przypadku dokumentów zakładowych po upływie tego okresu dane muszą zostać trwale usunięte 

Niedopuszczalne jest ponowne wykorzystywanie czy rozpowszechnianie danych osobowych zawartych w dokumentacji archiwalnej bez podstawy prawnej. 

Prawa i obowiązki archiwisty 

Osoba pełniąca funkcję archiwisty zakładowego odpowiada nie tylko za porządek w dokumentacji, ale również za jej prawidłowe zabezpieczenie. Ma obowiązek przyjmować akta przekazywane z poszczególnych komórek organizacyjnych, dokonywać ich oceny formalnej, klasyfikować i rejestrować w odpowiednich ewidencjach. Niezbędne jest także bieżące kontrolowanie stanu dokumentacji oraz przestrzeganie terminów brakowania akt. 

Zgodnie z przepisami, archiwista musi również przyjmować sprostowania i uzupełnienia dotyczące dokumentów zawierających dane osobowe. Wszystkie obowiązki omawiamy w trakcie kursu ze stosowania przepisów RODO w archiwach zakładowych. Weź udział w szkoleniu, aby poznać najnowsze przepisy.